Manage sales and leads with AI.

From gathering potential customer information to tracking them, let AI handle the day-to-day tasks.

The problem of tracking potential customers.

In the previous lesson, we learned about financial analysis in a simple way . Now let's build on that foundation. A potential client contacts you. You're busy. You'll reply the next day—or forget about it entirely.

By then, they had spoken to your competitor and received a response within just 20 minutes.

Speed is crucial. Research shows that responding within 5 minutes increases your chances of getting contacted nine times more often than waiting 30 minutes.

AI helps you respond faster and track progress consistently.

Lead customer feedback process

When there is a potential customer:

Confirmation is immediate (within minutes).
Quick assessment (is this the person you can help?)
Track them systematically (don't let them slip away).
Convert or close the order (continue or skip)

AI can assist with steps 1-3. Step 4 still requires your help.

Instant response

Objective : When someone asks a question, they will receive an immediate answer – even if it's not a complete answer.

Template for customization :

AI: "Hãy viết một template phản hồi tức thì cho các yêu cầu mới. Doanh nghiệp của tôi: [lĩnh vực kinh doanh] Yêu cầu điển hình: [những câu hỏi thường gặp] Phản hồi này nên: - Xác nhận yêu cầu của họ một cách cụ thể - Cho họ biết bạn sẽ liên hệ lại sớm với thông tin chi tiết - Cho họ biết thời gian dự kiến - Mang tính cá nhân, không máy móc - Ngắn gọn (dưới 100 từ)"

Use this template: Set it up so you can send your response in under a minute when you receive a lead. This gives you more time to craft a more comprehensive reply.

Screening potential customers

Not every request is worth the same amount of time. Quickly screen potential customers:

AI: "Hãy tạo ra các câu hỏi sàng lọc cho doanh nghiệp của tôi. Tôi cung cấp: [sản phẩm/dịch vụ của bạn] Khách hàng lý tưởng của tôi: [đối tượng khách hàng mà bạn phục vụ tốt nhất] Những đối tượng khách hàng không thể giúp đỡ: [đối tượng khách hàng mà bạn không thể giúp] Hãy tạo ra 3-5 câu hỏi mà tôi có thể hỏi ngay từ đầu để xác định: 1. Đây có phải là đối tượng tôi có thể giúp đỡ? 2. Họ có nghiêm túc hay chỉ đang xem xét? 3. Thời gian và ngân sách của họ là bao nhiêu? Hãy đặt câu hỏi theo kiểu hội thoại, không phải kiểu thẩm vấn."

Use this in initial conversations to prioritize high-potential customers.

Sequence of tracking steps

Most sales transactions take place after multiple contacts. But most businesses give up after the first contact.

Create a sequence of tracking steps:

AI: "Tạo chuỗi 5 bước theo dõi cho những khách hàng tiềm năng không phản hồi. Doanh nghiệp của tôi: [loại hình] Lần liên hệ đầu tiên: [những gì họ đã nhận được] Khoảng cách: - Lần theo dõi 1: 2 ngày sau lần đầu - Lần theo dõi 2: 5 ngày sau lần đầu - Lần theo dõi 3: 10 ngày sau lần đầu - Lần theo dõi 4: 21 ngày sau lần đầu - Lần theo dõi 5: 45 ngày (lần thử cuối cùng) Mỗi tin nhắn nên: - Không nên thúc ép hoặc tuyệt vọng - Cung cấp điều gì đó có giá trị nếu có thể - Có góc nhìn khác so với tin nhắn trước đó - Bao gồm lời kêu gọi hành động rõ ràng - Càng ngày càng ngắn gọn hơn"

The key takeaway : Each follow-up call needs to have a more legitimate reason than simply "checking in." Share helpful advice, a relevant article, or new information.

Handling common objections

Be prepared to respond to the objections you often hear:

AI: "Hãy giúp tôi xử lý các lời phản đối thường gặp. Doanh nghiệp của tôi: [loại] Những lời phản đối thường gặp tôi nghe được: 1. 'Nó quá đắt' 2. 'Tôi cần suy nghĩ thêm' 3. 'Tôi đang so sánh các lựa chọn' 4. [Thêm những lời phản đối thường gặp của bạn] **Kiểm tra nhanh:** Trước khi tiếp tục, bạn có nhớ khái niệm chính mà chúng ta vừa thảo luận không? Hãy cố gắng giải thích lại bằng lời của chính bạn trước khi tiếp tục. Với mỗi câu hỏi, hãy cho tôi biết: - Khách hàng thực sự quan tâm đến điều gì - Làm thế nào để thừa nhận mà không tỏ ra phòng thủ - Các câu hỏi để hiểu rõ hơn - Làm thế nào để phản hồi một cách hữu ích"

Note : Handling objections is not manipulation. It's about understanding concerns and addressing them honestly.

Proposal and quotation

When it comes time to present the price:

AI: "Hãy giúp tôi tạo một template đề xuất. Dịch vụ của tôi: [những gì bạn cung cấp] Dự án điển hình: [phạm vi và quy mô] Cấu trúc giá của tôi: [cách bạn tính phí] Bao gồm: 1. Tóm tắt những gì họ cần (thể hiện bạn đã lắng nghe) 2. Những gì bạn sẽ cung cấp 3. Tiến độ 4. Chi phí đầu tư (cách định giá rất quan trọng) 5. Các bước tiếp theo 6. Thời hạn hiệu lực Hãy làm cho nó chuyên nghiệp nhưng không quá trang trọng."

Personalized for each client: Templates save time; specific details show you've paid attention.

CRM and tracking

Even simple monitoring is better than no monitoring at all.

At a minimum, keep this in mind:

Name and contact information of potential customers
How did they find you?
What did they ask about?
When was the last time you contacted them?
Next action and timing

Spreadsheets are good enough. You don't need complicated software.

AI: "Hãy tạo một cấu trúc bảng tính theo dõi khách hàng tiềm năng đơn giản. Các cột tôi có thể cần để theo dõi khách hàng tiềm năng từ khi tìm hiểu thông tin đến khi chốt đơn. Hãy giữ cho nó đơn giản - tôi là một doanh nghiệp nhỏ, không phải một đội ngũ bán hàng. Bao gồm các trường cho trạng thái và ngày hành động tiếp theo."

Recovering lost leads

Potential customers you don't close a deal with aren't necessarily useless:

AI: "Viết email tái tương tác cho những khách hàng tiềm năng trước đây chưa mua hàng. Thời gian kể từ lần liên hệ cuối: 3 - 6 tháng Vấn đề ban đầu là: [những gì họ muốn] Giọng điệu: Hỏi thăm thân thiện, không thúc ép Mục tiêu là để xem tình hình của họ đã thay đổi chưa. Hãy đưa ra lý do dễ hiểu để liên hệ lại."

Quarterly review : Review potential customers from 3 months or more ago. Some potential customers are worth contacting back in a friendly manner.

Prepare for the sales conversation.

Before important sales calls:

AI: "Hãy giúp tôi chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện bán hàng. Khách hàng tiềm năng: [Công ty hoặc cá nhân] Tình huống của họ: [Những gì họ đã nói với bạn] Nhu cầu của họ: [Hiểu biết của bạn] Những mối lo ngại tiềm tàng: [Điều gì có thể cản trở họ] Giải pháp của tôi: [Những gì bạn đang đề xuất] Hãy giúp tôi suy nghĩ kỹ về: 1. Những điểm chính cần nêu ra 2. Những câu hỏi cần đặt ra 3. Những lời phản đối cần chuẩn bị 4. Cách đề xuất các bước tiếp theo"

Exercise: Build a follow-up email sequence

For your most common type of potential customer:

Write an instant confirmation email template.
Create 3 follow-up messages (days 2, 5, and 10)
Make sure every message provides value, not just a simple 'check-in' message.
Set up a system to track who needs which follow-up messages.
Test with the next 5 potential customers and make adjustments.

Key points to remember

Speed is key – respond to requests within minutes, not hours.
Confirm immediately, even if a full answer comes later.
Most sales deals happen after several follow-ups; almost every business gives up too soon.
Follow-up messages should provide value, not just be a simple 'check-in' message.
Screen potential customers early to focus your time on high-potential leads.
Track potential customers simply but consistently - spreadsheets are better than nothing.
Review lost leads quarterly; the situation may change.

Question 1:

What should an effective tracking chain achieve?
1. A. Annoy potential customers until they respond.
2. B. Send a message and wait.
3. C. Always be present in their minds by providing value while respecting their time.
4. D. Only contact customers after they have made a purchase.
EXPLAIN:

Good follow-up is about maintaining contact without pressure. Each touchpoint should provide value or usefully remind them that you're available. Going silent after a single contact or aggressively sending daily emails both lead to lost customers.
Question 2:

What are the main reasons why small businesses lose potential customers?
1. A. Poor product quality
2. B. High price
3. C. Slow or inconsistent monitoring
4. D. Poor website design
EXPLAIN:

Most potential customers are lost due to slow or inconsistent follow-up. People contact multiple businesses – whoever responds quickly and professionally usually wins. Artificial intelligence (AI) helps you respond faster.

Training results

You have completed 0 questions.

-- / --